Unter Immobilienverwaltung versteht man das Nutzbarmachen eines Objektes zum Ertragszwecke. Der Auftrag des Immoilienverwalters, mit der Immobilie durch optimale Immobilienverwaltung möglichst viel Profit für den Eigentümer zu erwirtschaften wird nicht nur erschwert durch eine Fülle immobilienbezogener Rechtsvorschriften sondern insbesondere auch durch das sehr sozial ausgeprägte deutsche Mietrecht.

Die Rechte und Pflichten des Verwalters bei der Immobilienverwaltung sind in mehreren Paragrafen des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) geregelt. Weitere Verwalterpflichten ergeben  sich aus der Gemeinschaftsordnung, der Rechtssprechung, dem Verwaltervertrag und den Beschlüssen der Wohnungseigentümergemeinschaft. Im Verwaltervertrag sind – neben den gesetzlich vorgegebenen allgemeinen Verwalterleistungen – auch die besonderen Verwalterleistungen und die Verwaltervergütung geregelt.

Der Aufgabenrahmen der Immobilenverwaltung umfasst:

Wohnungseigenumsverwaltung

Kaufmännische Aufgaben

  • Monatliche Sollstellung der Wohngeldbeträge
  • Wirtschaftsplänen und Abrechnungen erstellen
  • Rechnungskontrolle
  • Heizkostenabrechnungen veranlassen oder erstellen
  • Geldverkehr verwalten und disponieren
  • Lastschriftabbuchungen bearbeiten
  • Mahnverfahren
  • Sonderumlagen errechnen und anfordern
  • Personalahngelegenheiten der Angestellten der WEG regeln (Hausmeister, -betreuer, Müllbeauftragte, Verwaltungsbeiräte)
  • Verbrauchswerte erfassen
  • Regelungen im Wohnungseigentumsgesetz kennen

Technische Aufgaben

  • Objekte begehen
  • Handwerkerangebote ausschreiben und veranlassen
  • Termine überwachen
  • Hausmeister einweisen
  • öffentliche Genehmigungen einholen
  • Wartungsverträge verhandeln und abschließen
  • Schlüssel bestellen
  • Schadensmeldung gegenüber Versicherung und Verursacher erstatten
  • Schadensbeseitigung durch Handwerker veranlassen
  • Versicherungsabrechnung durchführen
  • Instandsetzungsarbeiten planen und vergeben
  • Instandsetzungsarbeiten abrechnen
  • Beauftragen von Sachverständigen

Mietverwaltung
kaufmännische Aufgaben/Pflichten

  • Geldverkehr verbuchen
  • monatliche Sollstellung von Miete
  • Lastschriftabbuchungen bearbeiten
  • Mahnverfahren
  • Geldverkehr verwalten und disponieren
  • Rechnungskontrolle
  • Personalangelegenheiten regeln (z.B. Hausmeister)
  • Verkehrssicherungspflichten wahrnehmen
  • Abrechnungen erstellen
  • Betriebskostenabrechnung für Mieter erstellen
  • Betriebskostenabrechnung mahnen und Widersprüche bearbeiten
  • Heizkostenabrechnungen veranlassen
  • Verbrauchswerte erfassen
  • Mietrechtliche Vorschriften beachten

Technische Aufgaben/Pflichten

  • Handwerkerangebote ausschreiben und veranlassen
  • Preisvergleiche erstellen
  • Terminverfolgung
  • Hausmeister und Hausmeisterdienste einweisen
  • öffentliche Genehmigungen einholen
  • Wartungsverträge aushandeln und abschließen
  • TÜV-Kontrollen und Brandschutz organisieren
  • Schlüsselbestellungen
  • Schadensmeldung gegenüber Versicherungen
  • Schadensbeseitigung durch Handwerker veranlassen
  • Versicherungsabrechnung durchführen
  • Instandsetzungsarbeiten planen
  • Instandsetzungsarbeiten vergeben und abrechnen
  • Sachverständigen beauftragen
  • Informieren über und Berücksichtigen von gesetzlichen Vorschriften vom BGB bis zur StVzO
  • technische Verordnungen beachten (Rolltore, Doppelparker, Heizanlagen, Fahrstuhleinrichtungen, Hebe- und Lüftungsanlagen)

Allgemeine Verwalterleistungen
Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern

  • mit Behörden verhandeln
  • Informationen an Beirat und Eigentümer erstellen und zusenden
  • Beschwerden bearbeiten
  • Maßnahmen zur Fristenwahrung
  • Maßnahmen zur Vermeidung von Rechtsnachteilen
  • Terminabstimmung, Organisation der Eigentümerversammlung
  • Tagesordnung entwerfen für die Eigentümerversammlung
  • Sitzungsprotokoll erstellen und an Eigentümer versenden
  • bei Gerichtsterminen dabei sein
  • Genehmigungen erteilen
  • gesetzliche Bestimmungen kenne und einhalten